Datenbank verkleinern

Informationen zur Datenbankgröße

Maximale Datenbankgröße

Die Mini302-Datenbank liegt als Datei vor, die maximal 3,5 Gigabyte groß werden kann (ausser in der plus-Version, dort liegt die Datenbank auf einem Server und die maximale Größe hängt von der Serverlizenz ab.). Wird diese maximale Dateigröße zu ca. 80% erreicht, zeigt Mini302 eine Warnung im Infobereich an. In diesem Fall ist es sehr empfehlenswert, die Datenbank zu verkleinern, weil ab dem Erreichen der 3,5 GB-Größe keine weiteren Datensätze mehr in der Datenbank gespeichert werden können.

Sie können sich die aktuelle Größe der Datenbank über "Hilfe -> Über Mini302" anzeigen lassen.

Ursachen

Die Hauptursache für das Anwachsen der Datenbank sind für gewöhnlich eingescannte Dokumente, die in nicht-komprimierter Form oder mit einer unnötig hohen Auflösung oder Farbtiefe gespeichert werden. So kann man z.B. einen normalen Rezeptscan als 8 MB große Bitmap-Datei, als 3,5 MB große JPG-Datei oder als 100 kB große TIF-Datei speichern.

Mit "normalen" Datensätzen, also solchen, die keine Dokumente sind, kann die Datenbank eigentlich nicht auf 3,5 GB anwachsen: in diesen Speicherbereich passen z.B. cirka 7 Millionen Rezepte.

Selbst wenn Sie große Dokumente wieder löschen, wird dadurch nicht automatisch der Speicherplatz in der Datenbankdatei freigegeben, dazu ist ein spezieller Komprimierungslauf nötig.

Aufruf der Datenbankverkleinerung

Legen Sie vor der Komprimierung unbedingt eine Datensicherung an! Der Vorgang ist nicht rücknehmbar.

Rufen Sie die Komprimierung über "Einstellungen -> Datenbank und Dokumente komprimieren" auf.

Wenn bereits im Info-Bereich angezeigt wird, dass die maximale Datenbankgröße fast erreicht ist, können Sie auch direkt auf diese Meldung klicken.

Mini302 ermittelt zunächst die Größe der Dokumente.

Dies kann u.U. einige Minuten dauern.

Anschliessend wird ein Hinweis auf die Notwendigkeit der Datensicherung angezeigt. Bestätigen Sie diesen, und der Dialog zur Datenbank- und Dokumentenkomprimierung wird angezeigt:

In der Tabelle finden Sie alle Dokumente in der Datenbank der Größe nach aufgelistet. Bei allen Dokumenten, die größer als 0,3 MB sind, ist schon der Haken in der Spalte "Komprimieren?" gesetzt. Sie können hierüber individuell Dokumente von der Komprimierung ausnehmen.

Klicken Sie auf "Vorschau" um sich in Ihrem PDF-Viewer anzeigen zu lassen, wie das Dokument komprimiert aussieht. Die Bearbeitung in Mini302 ist solange gesperrt, wie der PDF-Viewer offen ist.

Klicken Sie auf "Start", um mit der Komprimierung zu beginnen. Diese läuft in drei Schritten ab:

Schritt: Die Dokumente mit einem Haken in der Spalte "Komprimieren" werden in PDF-Dateien umgewandelt. Dabei wird die Größe und Auflösung der Bilder veringert. Dieser Schritt kann je nach Anzahl der Dokumente und Arbeitsgeschwindigkeits Ihres PCs recht lange dauern. In extremen Fällen kann es sogar vorkommen, dass die Fortschrittsanzeige nicht mehr aktualisiert wird.
Schritt: Platz, der in der Datenbank noch durch bereits gelöschte Dokumente belegt ist, wird freigegeben.
Schritt: Die Datenbankdatei wird verkleinert.

Die Schritte 2 und 3 finden auch statt, wenn Sie keine Dokumente zur Komprimierung ausgewählt haben, allerdings nicht in der plus-Version.

Nach Abschluss der Komprimierung wird eine Zusammenfassung angezeigt:

Wurde im Info-Bereich angezeigt, dass die Datenbank fast ihre maximale Größe erreicht hat, wird dies erst nach Neustart von Mini302 aktualisiert.